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兰州新区党工委办公室兰州新区管委会办公室关于进一步加强声像和实物档案管理工作的通知
日期:2017-12-28 访问次数: 字号:[ ]

兰州新区党工委办公室

兰州新区管委会办公室

关于进一步加强声像和实物档案管理工作的通知

新办发〔2017〕216号

 

新区各园区党委和管委会,各部门、各单位,新区各国有集团公司,省市驻区各单位:    

为切实加强兰州新区声像和实物档案的收集、整理和利用,更有效地保护声像和实物档案资源,实现档案管理科学化、规范化、标准化,结合省市相关要求和新区档案工作实际,现就声像和实物档案管理工作通知如下:

一、充分认识做好声像和实物档案管理工作的重要意义

声像档案是机关、团体、企事业单位及其他组织或个人在公务活动中形成的、具有保存价值的包括照片、录音带、录像带、影视片等以磁性材料或感光材料为载体,以声音、影像为主要反映方式的历史记录。实物档案是机关、团体、企事业单位及其他组织或个人在公务活动中形成或获得的具有保存价值的包括奖杯、奖牌、奖章、印章、徽章、牌匾、纪念品、题词字画、礼品等以物质实体为载体的历史记录。声像和实物档案与文书、科技、会计等门类的档案互相印证、互为补充,共同构成了档案信息资源。完整地收集、整理声像和实物档案,对记载和宣传兰州新区开发、建设取得的成就,具有不可替代的作用。

二、切实加强声像和实物档案管理工作的各项措施

(一)明确归档范围。各部门各单位要结合声像和实物档案管理实际,积极制定《文件材料归档范围与档案保管期限表》,并修改、完善归档范围和保管期限表,形成内容丰富、门类齐全、载体多样的室馆藏档案体系。要加强对中央、省市领导同志来新区视察工作、新区领导干部工作活动中形成的声像资料,以及新区与国内外、省内交流活动中获赠的礼品等实物的收集归档;加强对新区组织或参与的重大庆典、论坛等活动中形成的声像资料以及实物的收集归档;加强对重要会议、重点工作、重大建设项目、重点科研项目,以及历任领导班子成员、劳动模范、先进人物的声像资料和各部门各单位获得的各种荣誉(奖牌、奖杯、锦旗等)、使用过的印章等实物的收集归档。

(二)规范管理程序。按照《国家标准照片档案管理规范》、《磁性载体档案管理与保护规定》等要求,对声像档案进行系统整理,建立检索目录。照片档案应填写文字说明,数码照片应使用JPEG、TIFF、RAW格式存储到光盘等耐久性好的载体上。精选一部分具有代表性和典型性的照片冲洗打印,分类装册。录音带、录像带、数码视频等影像资料应编制录制内容的文字说明。实物档案要按物品种类分类,以件为单位进行整理(成套实物为一件),并有相应的文字说明。

(三)统一集中管理。要按照《档案法》等有关要求,定期向档案管理机构移交声像和实物档案,实行统一集中管理。凡属于在新区重大活动、重要事件形成的声像和实物档案,由组织和承办单位在活动结束60日内移交新区机关档案室。各部门各单位的声像和实物档案,自形成后30日内移交本部门本单位档案室。移交文书档案时,声像和实物档案应随文书档案一并移交。

三、健全完善声像和实物档案管理的各项工作机制

(一)各部门各单位要建立健全声像和实物档案管理制度,明确声像和实物档案是立档单位全宗的重要组成部分。完善声像和实物档案归档细则,明确在公务活动中形成的声像资料及实物归本部门本单位所有,相关工作人员必须及时向本部门本单位档案室移交,任何个人不得据为己有。各部门各单位要将声像和实物档案的归档情况纳入部门和人员的年度绩效考核中,确保声像材料和实物归档齐全。

(二)新区党工委办公室、管委会办公室及相关部门要主动将新区重大活动、重要事件中形成的声像和实物档案及时移交新区机关档案室,同时要注重收集新区领导同志在公务活动中形成的声像和实物档案,以便形成完整的个人全宗。由个人保存的对历史有参考价值的声像资料,根据工作需要由新区机关档案室采取复制、拷贝等方式进行收集,以确保满足档案管理要求。各部门各单位要结合各自中心工作,以举办展览、建立荣誉室等多种形式,有效发挥室(馆)藏声像和实物档案的作用。

(三)对于将公务活动中形成的应当归档的声像和实物档案据为己有,拒绝移交档案机构归档的;不按照规定向档案室(馆)移交档案的;因工作不负责任或不遵守档案工作制度,造成档案损毁、丢失的,将责令限期整改,逾期不改正的,给予通报批评;情节严重的,依照《档案法》及相关法律法规,对直接负责的主管人员或其他直接责任人员依法给予行政处分。

 

                                              兰州新区党工委办公室

                                              兰州新区管委会办公室

                                        2017年11月10日

 

来源:兰州新区党工委办公室、兰州新区管委会办公室


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